Un dashboard de marketing para una pyme debe responder tres preguntas semanales: ¿cuánta demanda llegó?, ¿qué parte avanzó hacia una venta? y ¿qué haremos distinto? Si termina en «subieron las visitas» pero nadie cambia una acción, hay datos, no dirección.
Empieza con una hoja compartida: una pestaña de definiciones y otra con una fila por semana.
Define la decisión antes de escoger las métricas
Elige un objetivo operativo, como aumentar las solicitudes calificadas sin elevar el gasto por oportunidad. Dibuja el recorrido: sesiones → solicitudes únicas → calificadas → propuestas → ventas. Adapta las etapas a tu proceso.
Para cada cifra escribe definición, fuente, responsable y fecha de corte. Una solicitud calificada puede ser un contacto con necesidad compatible, zona atendida y siguiente conversación aceptada. Abrir WhatsApp no basta: exige una consulta identificable.
Separa el flujo semanal (lo ocurrido de lunes a domingo) del seguimiento por cohorte (solicitudes creadas una semana y su avance posterior). Dividir cierres de hoy entre solicitudes de esta semana mezcla cohortes si vender toma más de siete días.
Seis indicadores que sí llevan a una conversación útil
1. Sesiones por canal. Indican visitas, no compradores. En GA4, Adquisición de tráfico muestra sesiones y «Fuente/medio de la sesión»; Adquisición de usuarios trata de usuarios nuevos.[1][4] Muestra el total y los canales donde puedes actuar.
2. Solicitudes únicas. Une formularios, llamadas y WhatsApp en un registro comercial con ID y fecha; dos mensajes sobre la misma necesidad son una solicitud. Un evento de GA4 es una señal digital, no un prospecto único: Analytics permite marcar acciones como eventos clave y reporta su recuento por separado de las sesiones.[1][2]
3. Calificación. Solicitudes calificadas ÷ solicitudes únicas del mismo grupo × 100. Si cambias los criterios, marca la ruptura de la serie.
4. Propuestas. Registra fecha y etapa de cada oportunidad. Calcula avance por cohorte solo cuando haya transcurrido tiempo suficiente. Define etapas con nuestra guía de pipeline de ventas para pymes.
5. Gasto por resultado. Usa gasto real en COP. Costo por solicitud = gasto ÷ solicitudes atribuibles; costo por calificado = gasto ÷ calificados atribuibles. Si el origen no es confiable, escribe «no disponible»; no repartas gasto a ojo. El costo por clic solo diagnostica pauta.
6. Ventas e ingreso. CRM confirma cierres; facturación confirma ingreso. CAC = costo de adquisición definido ÷ clientes nuevos de la cohorte comparable: especifica si incluye equipo, agencia y herramientas, no solo pauta. ROAS = ingreso atribuido a anuncios ÷ inversión publicitaria; exige una regla de atribución y no equivale a utilidad. Amplía el método en conversiones, CAC y ROAS antes de pagar publicidad.
Plantilla semanal: copia estas columnas
Una fila por semana basta para empezar:
`Semana (lunes–domingo) | fecha de extracción | sesiones GA4 | solicitudes únicas CRM | calificadas CRM | propuestas CRM | ventas cerradas CRM | ingreso confirmado COP | gasto ads COP | canal observado | alerta/calidad de dato | decisión | responsable | revisión`
En otra pestaña, usa una fila por canal: `semana | fuente/medio | sesiones | solicitudes con origen | calificadas | gasto`. Conserva «origen desconocido»; no sumes solicitudes de varios canales sin resolver duplicados.
La tasa de solicitud = solicitudes únicas ÷ sesiones × 100 es orientativa entre dos sistemas, no una tasa nativa de GA4. Escribe «sin dato» si el denominador es cero o falla la atribución. Conserva valores originales y anota correcciones históricas.
En la reunión semanal, revisen faltantes, comparen semanas equivalentes y elijan una acción, un responsable y una fecha. Si caen las solicitudes con sesiones estables, revisen formulario, oferta y seguimiento: el tablero no prueba la causa.
Reglas de fuente de verdad para no discutir dos números distintos
Fija zona horaria —por ejemplo, America/Bogota— y semanas completas. Los informes GA4 pueden cambiar durante 24 a 48 horas.[3] Si revisas el lunes, marca datos provisionales y vuelve a extraer el miércoles; guarda la fecha de extracción.
- Tráfico: GA4, misma propiedad, filtros y dimensión. «Primer usuario» refleja captación inicial; «Fuente/medio de la sesión», cada sesión.[4] Usa UTM coherentes y conserva contactos sin origen conocido.
- Solicitud: CRM u hoja con ID, alta, origen, responsable, etapa, próximo paso y cierre. Ventas valida calificación y duplicados.
- Gasto: plataforma de anuncios o contabilidad, con moneda, periodo y ajustes anotados.
- Ingreso: facturación, por ejemplo sin impuestos y después de descuentos y anulaciones. No confundas vendido con cobrado.
Elige una regla interna: «canal al entrar, si se conoce; si no, desconocido». No demuestra causalidad. Una persona puede entrar por búsqueda y regresar por correo; además, GA4 usa alcances distintos para dimensiones de sesión y evento.[4] No esperes que CRM y eventos clave cuadren exactamente: investiga IDs, etiquetas y registros tardíos antes de mover presupuesto.
Ejemplo hipotético: leer números sin vender humo
Ejemplo inventado, no resultado de Simply ni referencia de mercado: una pyme registra en un canal pagado 1.000 sesiones, 40 solicitudes únicas, 20 calificadas, 8 propuestas y 3 ventas; invierte COP 2.400.000 y atribuye a esas ventas COP 12.000.000 de ingreso según su regla interna. Suponemos una sola cohorte y canal, con cierre dentro del periodo.
Solicitud: 40 ÷ 1.000 = 4 %; calificación: 20 ÷ 40 = 50 %; costo por solicitud: 2.400.000 ÷ 40 = COP 60.000; por calificado, COP 120.000. Costo publicitario por cliente: 2.400.000 ÷ 3 = COP 800.000, no CAC integral. Ingreso atribuido ÷ pauta = 12.000.000 ÷ 2.400.000 = 5: no es utilidad ni prueba causal.
No dupliques presupuesto por ese cociente. Revisa por qué 20 solicitudes no calificaron, escucha conversaciones y prueba una hipótesis: «Ajustar mensaje para filtrar consultas fuera de zona; responsable: marketing; revisar calidad en dos semanas». Si vender toma más de una semana, evalúa costos y retorno con cohortes maduras.
Lo que debes sacar del panel
Impresiones, seguidores, reproducciones y clics ayudan a diagnosticar alcance o creatividad; no son clientes. Más tráfico con menos solicitudes calificadas puede ser una mala señal. Si una métrica no responde una pregunta ni cambia una decisión, sácala del tablero semanal.
Antes de compartirlo, comprueba ventanas comparables, faltantes y próximos pasos con dueño. Empieza por una semana completa y mejora la captura de datos antes de añadir otra gráfica.
Calcula una cohorte antes de llevarla al tablero
Abre el laboratorio de marketing para pymes para comprobar costos y contribución con tus propios datos. Incluye un ejemplo ficticio, explica los denominadores y permite exportar el resultado en CSV. La calculadora no importa datos de GA4 ni del CRM: debes introducir un grupo comparable y revisar su atribución.
